Der Sinn eines Fahrtenbuches

Ein Fahrtenbuch kann aus verschiedenen Gründen geführt werden. Sei es aus steuerlichen Gründen, sei es als „Auflage“ nach § 31a StVO, wenn die Feststellung des Fahrers bei einem Verkehrsverstoß nicht möglich war.

Das Fahrtenbuch soll alle zurückgelegten Fahrten dokumentieren und belegen, welche Fahrten wann und zu welchem Zweck unternommen wurden. Hierdurch lässt sich genau nachvollziehen, ob eine Fahrt eine steuerlich abzugsfähige Betriebsausgabe oder ein Privataufwand ist, der nicht steuerlich abzugsfähig ist. Zu empfehlen ist ein Fahrtenbuch vor allem für Selbstständige, bei denen die berufliche Nutzung des Kraftfahrzeugs unter 50 Prozent liegt. In diesem Fall findet die Ein-Prozent-Regelung keine Anwendung.

Ohne die Dokumentation eines Fahrtenbuchs droht meist eine überhöhe Schätzung durch das Finanzamtes und somit eine erheblich höhere Steuerbelastung. Ist der Anteil geschäftlicher Fahrten höher als 50 Prozent, kann das Führen eines Fahrtenbuches gegenüber der Ein-Prozent-Methode steuerlich sinnvoller sein.

Aber was ist nun die Ein-Prozent-Regelung?

Die Ein-Prozent-Regelung regelt eine pauschale Vorsteuer eines auch für private Zwecke genutzten Geschäftswagen und ist eine unkomplizierte Alternative zum Führen eines Fahrtenbuches. Allerdings müssen die betreffenden Fahrzeuge nachweisbar zu mindestens 50 Prozent betrieblich genutzt werden. Diese Regelung findet auch nur dann Anwendung, wenn das Fahrzeug zum notwendigen Betriebsvermögen zählt. Sie gilt nicht für Kleinunternehmen, bei denen die berufliche Nutzung des Fahrzeugs unter 50 Prozent liegt.

Für Selbstständige, bei denen die betriebliche Nutzung des Geschäftswagens über 50 Prozent liegt, stellt sich die Frage, welche Methode sinnvoller ist.

Die Pflichtangaben bei Führen eines Fahrtenbuches sind das Datum, der Grund der Fahrt (Geschäftstermin etc.), das Ziel und der genaue Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der jeweiligen Fahrt. Besteht eine geschäftliche Fahrt aus mehreren Etappen, so ist es ausreichend die Stationen in der Reihenfolge des Anfahrens zu nennen. Wichtig ist, dass der Übergang zwischen beruflicher und privater Nutzung deutlich erkennbar ist. Abkürzungen für häufig angefahrene Ziele sind nur dann erlaubt, wenn sie selbsterklärend sind oder in einer zusätzlichen Legende erklärt werden.

Der Bundesfinanzhof verlangt, dass das Fahrtenbuch in gebundener oder zumindest in einer geschlossenen Form vorliegt. Das Aneinanderreihen loser Zettel reicht nicht aus. Die gebundene Form soll verhindern, dass der Besitzer des Fahrtenbuches nachträglich Fahrten hinzufügt oder manipuliert. Die Dokumentation muss zeitnah erfolgen, das heißt, unternommene Fahrten sind unmittelbar zu vermerken. Dies soll gewährleisten, dass die Einträge ins Fahrtenbuch kontinuierlich und lückenlos vorliegen. Tabellenkalkulationen mit Excel oder ähnlicher Software sind nicht zulässig, da auch hier der Besitzer des Fahrtenbuches nachträgliche Änderungen vornehmen könnte.

Wenn der Firmenwagen bereits vollständig abgeschrieben ist, lohnt sich ein Fahrtenbuch. Ebenso, wenn es sich um ein gebrauchtes Firmenfahrzeug mit einem hohen Listenpreis bei Erstzulassung handelt, oder wenn bei dem Wagen mit hohem Listenpreis nur geringe Kosten anfallen.